Effectieve Verzuimstrategie

Effectieve Verzuimstrategie: In Gesprek met Elly van de Wijgaert van Inzake(n) Verzuim

Bij Colibri Consulting geloven we in een integrale aanpak van HR, waarbij we organisaties ondersteunen op het gebied van HR-strategie, HR-procesoptimalisatie, interim-oplossingen en teamontwikkeling. Daarbij komen we regelmatig in aanraking met verzuimvraagstukken – vooral binnen onze interim opdrachten en HR-abonnementen. Hoewel we organisaties zelf helpen bij casussen en het inrichten van een providerboog, schakelen we voor diepgaande expertise graag onze samenwerkingspartners in.

Een van die partners is Elly van de Wijgaert van Inzake(n) Verzuim, een expert op het gebied van verzuimstrategie, met jarenlange ervaring in verschillende branches. Haar kracht ligt onder andere in het versimpelen van complexe verzuimvraagstukken. Met een eerlijke, prikkelende en integere aanpak legt zij feilloos de vinger op de zere plek. Dit sluit perfect aan bij onze manier van werken en onze kernwaarden. Haar dienstverlening is een waardevolle aanvulling op die van ons, waardoor we samen organisaties nóg beter ondersteunen.

We praten met Elly over verzuim, een veelbesproken onderwerp binnen organisaties. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich niet onnodig ziekmelden, maar ook op een gezonde en duurzame manier inzetbaar blijven?

Van zorg naar verzuimexpert

Elly begon haar carrière in de zorg als verpleegkundige. Haar passie voor intermenselijk contact en haar natuurlijke betrokkenheid bij mensen gaven haar een belangrijke voorsprong toen zij leiding ging geven. Toen ze verantwoordelijk was voor een team van 62 medewerkers, merkte ze op dat het ziekteverzuim in haar team opvallend laag was, terwijl dit bij collega’s erg hoog was. Wat was het geheim? "Echte verbinding met mensen, eerlijkheid en wederzijdse verantwoordelijkheid. Als leidinggevende moet je betrokken zijn en oprechte interesse tonen, zowel preventief als tijdens ziekteverzuim."

Toen de zorgsector te maken kreeg met versoberingen, maakte Elly de overstap naar het bedrijfsleven. Bij een grote internationale organisatie binnen de levensmiddelenbranche werkte ze binnen de interne arbodienst en bracht ze het verzuimpercentage terug van 8% naar 2,7%. Hier leerde ze dat een strategische aanpak, blijvende focus, heldere verantwoordelijkheden en het borgen van beleid en afspraken in het dagelijks werk, essentieel zijn voor succes.

Elly’s aanpak blijkt succesvol. "Ik benoem regelmatig wat anderen niet durven te zeggen en doorbreek taboes. Vaak zijn er sluimerende problemen die pas worden aangepakt als het te laat is. Door open gesprekken te voeren en verbinding te zoeken, voorkom je dat verzuim een onnodig groot probleem wordt." Inmiddels adviseert ze als zelfstandig

consultant bedrijven over verzuimbeleid, met een voorkeur voor organisaties met 500+ medewerkers, omdat hier de impact het grootst is.

De meest voorkomende oorzaken van verzuim

Verzuim heeft in de basis al decennialang dezelfde oorzaken onderverdeeld in: fysieke klachten, psychische klachten en overige redenen. Toch blijkt dat verzuimcijfers vaak vervuild zijn door allerlei problemen die geen echt ziekteverzuim zijn, maar andere oorzaken kent, zoals arbeidsconflicten of persoonlijke problemen. Er is dus niet altijd sprake van daadwerkelijke arbeidsongeschiktheid. "Het is belangrijk om zuiver te kijken naar wat echt ziekte is en wat andere oorzaken heeft," zegt Elly.

Langdurig verzuim zorgt voor extra complexiteit. Na een jaar ziekte is een medewerker vaak gevoelsmatig al ver verwijderd van de werkvloer. "Hoe langer het verzuim duurt hoe moeilijker het wordt om terug te keren. Contact houden is cruciaal. Niet ‘met rust laten’, maar juist warm betrokken blijven."

Waarom bedrijven moeite hebben met verzuimbeleid

Volgens Elly ontbreekt het in veel organisaties aan een overkoepelende expertise. "Iedereen weet iets, maar de kennis is versnipperd. De huidige wetgeving schrikt mensen af, terwijl het eigenlijk niet zo ingewikkeld hoeft te zijn. Werkgevers zijn vaak bang om de verkeerde vragen te stellen vanwege bijvoorbeeld privacywetgeving, terwijl juist een sociaal werkgeverschap ruimte biedt om het gesprek aan te gaan."

Bedrijven hebben te maken met strikte wetgeving rondom verzuim, zoals de Wet verbetering Poortwachter. "Deze regels gelden voor iedereen en zijn bedoeld om medewerkers zo veel mogelijk binnen het werkproces te houden en langdurige uitval te voorkomen," aldus Elly.

Wat maakt een verzuimstrategie effectief?

Een effectieve verzuimstrategie ziet erop toe dat het ziekteverzuim bestaat uit daadwerkelijke ziekte volgens de Nederlandse wetgeving. "Een effectieve strategie voorkomt dat ziekteverzuim wordt gebruikt als oplossing voor andere problemen, zoals conflicten op de werkvloer. Iedereen – medewerkers, leidinggevenden, HR en de arbodienst – moet precies weten wat zijn of haar rol is," legt Elly uit. "Als iedereen doet wat er van hem of haar wordt verwacht, werkt de strategie."

Een effectieve strategie bestaat uit een fundament dat gebaseerd is op de visie van het bedrijf en de overtuiging dat preventie en verzuim iets is tussen medewerker en de leidinggevenden. De verzuimstrategie dient als leidraad om helder te maken hoe verzuim wordt voorkomen en aangepakt. "Het moet geen document zijn dat ergens op intranet verdwijnt, maar iets waar medewerkers en leidinggevenden echt dagelijks op kunnen terugvallen."

Het is essentieel dat de verzuimstrategie breed wordt gedragen binnen de organisatie. "Dit begint idealiter in principe al bij de onboarding. Nieuwe medewerkers weten dan direct wat er van hen wordt verwacht op het gebied van preventie en verzuim. Het is belangrijk om de strategie regelmatig te evalueren en te borgen in de bedrijfscultuur."

Volgens Elly zijn trainingen hierbij noodzakelijk, maar is het belangrijk dat deze vooral inspirerend en praktisch zijn. "Mensen moeten denken: wat een leuke dag! In plaats van een droge cursus over wetgeving, draait het om bewustwording en praktische handvatten."

Emotie versus ratio bij verzuim

Een goede verzuimstrategie is een balans tussen menselijkheid en zakelijkheid. "Je wilt een goede werkgever zijn, en tegelijkertijd ook duidelijk zijn over de verwachtingen. Als je afscheid moet nemen van een medewerker, doe dat dan altijd met respect. Uiteindelijk wil je dat medewerkers ambassadeurs blijven van je organisatie, zeker als ze vertrekken."

De toekomst van verzuimbeleid

"Verzuim zal er altijd zijn," zegt Elly, "maar hoe je ermee omgaat, bepaalt het succes van je organisatie." De claimcultuur neemt toe, waardoor het belangrijk is om op een veilige en duidelijke manier met medewerkers te communiceren en verwachtingen helder te maken. “Het fundament helpt daarbij.”

De gouden tip van Elly

"Maatwerk is de sleutel," benadrukt Elly. "Mensen zijn geen standaardproducten. Zorg ervoor dat je verzuimstrategie past bij jouw organisatie, en zorg dat iedereen weet wat zijn of haar rol is. Doe het samen, maar blijf altijd helder over verantwoordelijkheid."

Een effectieve verzuimstrategie vraagt om betrokkenheid, duidelijke communicatie en een aanpak waarin preventie centraal staat. Door te investeren in een stevig fundament en oprechte aandacht voor medewerkers, kunnen organisaties verzuim niet alleen beter beheersen, maar ook een gezonde werkcultuur bevorderen.